Student Privacy Policy
Premessa
Per “Ente per le Arti Applicate alla Moda ed al Costume”, denominato “Polimoda” (in seguito anche soltanto “Polimoda”), la sicurezza dei suoi dati personali è particolarmente importante, per questo sono raccolti e trattati con la massima cura e attenzione, adottando al contempo specifici accorgimenti organizzativi e tecnici per garantire la piena sicurezza del trattamento degli stessi.
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (in seguito anche “GDPR”), Polimoda le fornisce le seguenti informazioni in riferimento al trattamento dei dati personali degli studenti iscritti e di quelli che fruiscono dei servizi formativi di Polimoda sulla base di accordi con istituzioni terze.
1.Titolare del trattamento dei dati
Titolare del trattamento è l’Ente per le Arti Applicate alla Moda e al Costume, denominato “Polimoda”, con sede in Firenze, Villa Favard, C.F. 94015750485 – P. Iva 03758580488
Dati di contatto: a) indirizzo: Firenze, Via Curtatone n.1, Cap 50123; b) Indirizzo e-mail Pec direzione@pec.polimoda.biz; c) Indirizzo e-mail: privacy@polimoda.com
2. Responsabile della protezione dei dati personali (DPO)
Il Responsabile della protezione dei dati personali – in inglese “Data Protection Officer” (abbreviato, DPO) – può essere contattato dagli interessati per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei diritti derivanti dal Regolamento UE 679/2016 al seguente recapito: rpd@polimoda.com
3. Dati personali trattati
Il Titolare del trattamento tratterà le seguenti categorie di dati personali:
- dati cd. “comuni”, quali, a titolo di esempio: nome, cognome, indirizzo di residenza, dati di contatto, ulteriori informazioni da lei comunicate volontariamente;
- dati relativi alla pregressa esperienza scolastica, accademica o professionale e relativi al corso della carriera in Polimoda quali, a titolo di esempio, curriculum vitae, lavori, progetti, tesi finale, esperienze all’estero, esami sostenuti, etc.;
- informazioni sulla situazione economica e personale, qualora necessario per usufruire di agevolazioni/benefici previsti dalla legge o forniti da Polimoda per le sue necessità;
- dati particolari di cui all’art. 9 del GDPR quali, a titolo di esempio, quelli necessari alla gestione di infortuni, pratiche assicurative, etc.
4. Finalità e base giuridica del trattamento, natura del conferimento
Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento | Natura del conferimento | |
a) | Iscrizione all’Ente e relativa gestione amministrativa di ogni processo relativo alla carriera formativa. | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Necessaria per poter dare seguito alla sua richiesta di iscrizione |
b) | Esecuzione di attività e compiti istituzionali necessari per la partecipazione ad iniziative legate ad attività curriculari obbligatorie, supplementari o ad eventi istituzionali, servizi di placement e stage, networking anche successivamente al termine del corso di studio. Polimoda può svolgere anche attività di customer relationship management, individuando i vostri profili, interessi, esperienze abilità, conoscenze per offrirvi occasioni di crescita professionale e personale individualizzate | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
c) | Accesso ai servizi offerti da Polimoda, tra cui consultazione e utilizzo delle risorse Library, accesso al libero servizio di Housing | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
d) | Invio di comunicazioni istituzionali relative, ad esempio, alla carriera o agli eventi/iniziative promosse dal titolare durante il periodo di iscrizione, partecipazione a corsi, seminari, eventi di orientamento, etc. | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
e) | Invio di newsletter in formato cartaceo e/o elettronico, con contenuti relativi all’offerta formativa e ai servizi dell’ente in linea con preferenze ed interessi mostrati dallo studente nella scelta del servizio formativo | Consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il mancato conferimento non pregiudica le altre finalità |
f) | Attività promozionali ed indagini legate ad iniziative di ricerca di mercato | Consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il mancato conferimento non pregiudica le altre finalità |
g) | Trasmissione, per finalità di marketing, di dati personali a soggetti terzi, quali partner di Polimoda | Consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il mancato conferimento non pregiudica le altre finalità |
h) | Per esigenze di organizzazione interna, assegnazione di badge | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
i) | Adempimento degli obblighi di legge relativi alle finalità di cui sopra | Adempimento degli obblighi di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR | Una volta conferiti i dati per le altre finalità, gli stessi saranno trattati anche per adempiere ai relativi obblighi di legge |
j) | Accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare. | Legittimo interesse del Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR | Una volta conferiti i dati per le finalità di cui sopra, gli stessi saranno trattati anche per tutelare i diritti del Titolare del trattamento |
Si informa che in relazione al sistema di videosorveglianza aziendale è disponibile una specifica informativa.
5. Periodo di conservazione
In relazione alle finalità indicate sopra, con riferimento:
- Alle lettere a), b), c), d), h) i dati personali saranno conservati per tutta la durata del percorso di formazione degli studenti e comunque per un periodo massimo di 5 anni dal termine del percorso.
- Alle lettere e) f), i dati personali saranno trattati per 24 mesi a partire dal suo consenso. Allo scadere di tale termine le potrà essere chiesto di rinnovare il suo consenso. In mancanza di questo, i suoi dati saranno cancellati.
- Alla lettera g), una volta che lei avrà espresso il suo consenso i dati saranno trasferiti ai Partner Commerciali che effettueranno il trattamento degli stessi quali autonomi Titolari del trattamento stabilendo in autonomia i relativi tempi di conservazione. Lei potrà comunicare a Polimoda la revoca del consenso e l’Ente comunicherà a ciascuno dei Partner Commerciali la revoca stessa.
- Alla lettera i), i dati personali saranno trattati per tutto il tempo stabilito dalla legge e per un periodo massimo di dieci anni dal conferimento.
- Alla lettera j), qualora necessario ai fini della tutela di un diritto del Titolare del trattamento, i dati personali saranno conservati per tutta la durata della procedura stragiudiziale e/o del processo giudiziario e per il tempo necessario a dare esecuzione all’eventuale conseguente provvedimento.
In caso di revoca del consenso, i trattamenti aventi tale base giuridica saranno interrotti ma i suoi dati personali continueranno ad essere conservati per il successivo periodo imposto dalla Normativa al fine di dimostrare la liceità dei trattamenti basati sul consenso e, quindi, per i successivi dieci anni a partire dalla revoca.
6. Destinatari dei dati personali
Possono avere accesso ai dati personali le seguenti categorie di soggetti:
a) All’interno della struttura organizzativa del Titolare del trattamento, nei limiti e secondo le modalità dei rispettivi incarichi ed esclusivamente se necessario al perseguimento delle finalità indicate sopra, i soggetti individuati quali Designati al trattamento ai sensi dell’art. 2 quaterdecies D. Lgs. 196/2003 ovvero le persone autorizzate al trattamento ai sensi dell’art. 29 del Regolamento UE 679/2016. Tali soggetti operano sulla base di specifiche istruzioni fornite dal Titolare al fine di trattare in modo sicuro i suoi dati personali;
b) Soggetti individuati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/2016 che effettuano un trattamento di dati personali per conto del Titolare in relazione a specifiche finalità (p.e. assistenza informatica). Tali soggetti operano sulla base di uno specifico contratto finalizzato ad effettuare un trattamento sicuro dei suoi dati personali.
È possibile richiedere l’elenco completo di tali soggetti contattando il Titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.
Se necessario per tutelare un diritto o un interesse del Titolare del trattamento, ovvero se imposto da un obbligo normativo, i suoi dati personali possono essere trasmessi ad autorità amministrative e giudiziarie, che agiscono quali autonomi titolari del trattamento.
Dietro suo espresso consenso, i dati personali saranno trasmessi a soggetti terzi, quali Partner commerciali di Polimoda, che agiranno in qualità di autonomi Titolari del trattamento e che saranno tenuti a fornirle specifica informativa sul trattamento dei dati personali.
7. Trasferimento dei dati personali a Paesi al di fuori dello SEE
Il Titolare del Trattamento non trasferisce i suoi dati personali in paesi al di fuori dello SEE.
Nel caso in cui eventualmente alcuni dei soggetti terzi avessero sede o utilizzassero Cloud situati in Stati non appartenenti all’Unione Europea, la informiamo che tali Stati offrono un livello adeguato di protezione dei dati, per come stabilito da apposite decisioni della Commissione Europea.
Il trasferimento dei dati personali verso soggetti terzi residenti o localizzati in Stati che non appartengono all’Unione Europea e che non assicurino livelli di tutela adeguati saranno eseguiti solo con consenso dell’interessato o previa conclusione tra l’Associazione e detti soggetti di specifici accordi, contenenti clausole di salvaguardia e garanzie appropriate per la protezione dei dati personali cosiddette “clausole contrattuali standard”, anch’esse approvate dalla Commissione Europea, ovvero qualora il trasferimento sia necessario alla conclusione ed esecuzione del contratto fra l’Associazione e l’interessato o per la gestione delle sue richieste.
8. Diritti degli interessati
La informiamo che ha facoltà di esercitare i seguenti diritti in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, per come previsti e garantiti dal Regolamento:
a) Diritto di accesso e rettifica (articoli 15 e 16 del Regolamento): ha il diritto ad accedere ai suoi dati personali e di chiedere che gli stessi siano corretti, modificati o integrati. Se lo desidera, forniremo una copia dei suoi dati in nostro possesso.
b) Diritto alla cancellazione dei dati (Art. 17 del Regolamento): nei casi previsti dalla normativa vigente può chiedere la cancellazione dei suoi dati personali. Ricevuta e analizzata la sua richiesta, sarà nostra cura cessare il trattamento e cancellare i Suoi dati personali, ove rinvenuta legittima.
c) Diritto di limitazione di trattamento (Art. 18 del Regolamento): ha il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei dati personali da parte dell’interessato.
d) Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 del Regolamento): ha il diritto di chiedere di ottenere, da parte del Titolare del trattamento, i suoi dati personali al fine di trasmetterli ad altro Titolare, nei casi previsti dall’articolo richiamato.
e) Diritto di opposizione (Art. 21 del Regolamento): ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali effettuato sulla base di un nostro legittimo interesse, spiegandoci i motivi che giustificano la sua richiesta; prima di accoglierla, l’Associazione dovrà valutare i motivi della sua richiesta.
f) Diritto di revocare il consenso (art. 7 del Regolamento): ha il diritto di revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento, contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa oppure mediante apposito tasto di disiscrizione dal servizio di newsletter. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
g) Diritto di proporre reclamo (Art. 77 del Regolamento): ha il diritto di proporre reclamo innanzi alla competente Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali qualora ritenga che sia avvenuta, o sia in corso, una violazione dei suoi diritti in riferimento al trattamento dei Suoi dati personali.
In qualunque momento può esercitare i Suoi diritti, scrivendo al Titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.
9. Misure di sicurezza organizzative e tecniche ex art. 32 del Regolamento UE 679/2016
L’Associazione adotta adeguate e preventive misure di sicurezza volte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei dati personali dell’interessato. Sono messi a punto accorgimenti tecnici, logistici ed organizzativi che hanno per obiettivo la prevenzione di danni, perdite anche accidentali, alterazioni, utilizzo improprio e non autorizzato dei dati trattati.
10. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa privacy potrà subire modifiche e integrazioni nel corso del tempo, quali necessarie in ragione di nuovi interventi normativi in materia di protezione dei dati personali, ovvero della evoluzione/modifica dell’operatività del Titolare.
In tal caso, il Titolare si impegna a fornirle l’informativa aggiornata.
Minor Student Privacy Policy
Premessa
Per “Ente per le Arti Applicate alla Moda ed al Costume”, denominato “Polimoda” (in seguito anche soltanto “Polimoda”), la sicurezza dei dati personali è particolarmente importante, per questo sono raccolti e trattati con la massima cura e attenzione, adottando al contempo specifici accorgimenti organizzativi e tecnici per garantire la piena sicurezza del trattamento degli stessi.
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (in seguito anche “GDPR”), Polimoda le fornisce le seguenti informazioni in riferimento al trattamento dei dati personali degli studenti iscritti e di quelli che fruiscono dei servizi formativi di Polimoda sulla base di accordi con istituzioni terze.
1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è l’Ente per le Arti Applicate alla Moda e al Costume, denominato “Polimoda”, con sede in Firenze, Villa Favard, C.F. 94015750485 – P. Iva 03758580488.
Dati di contatto: a) indirizzo: Firenze, Via Curtatone n.1, Cap 50123; b) Indirizzo e-mail Pec direzione@pec.polimoda.biz; c) Indirizzo e-mail: privacy@polimoda.com
2. Responsabile della protezione dei dati personali (DPO)
Il Responsabile della protezione dei dati personali – in inglese “Data Protection Officer” (abbreviato, DPO) – può essere contattato dagli interessati per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei diritti derivanti dal Regolamento UE 679/2016 al seguente recapito: rpd@polimoda.com
3. Dati personali trattati
Il Titolare del trattamento tratterà le seguenti categorie di dati personali:
- dati cd. “comuni”, quali, a titolo di esempio: nome, cognome, indirizzo di residenza, dati di contatto, ulteriori informazioni dello studente/della studentessa comunicate volontariamente;
- dati relativi alla pregressa esperienza scolastica, accademica o professionale e relativi al corso della carriera in Polimoda quali, a titolo di esempio, curriculum vitae, lavori, progetti, tesi finale, esperienze all’estero, esami sostenuti, etc.;
- informazioni sulla situazione economica e personale, qualora necessario per usufruire di agevolazioni/benefici previsti dalla legge o forniti da Polimoda per le necessità dello studente/della studentessa;
- dati particolari di cui all’art. 9 del GDPR quali, a titolo di esempio, quelli necessari alla gestione di infortuni, pratiche assicurative, etc.
4. Finalità e base giuridica del trattamento, natura del conferimento
Finalità del trattamento | Base giuridica del trattamento | Natura del conferimento | |
a) | Iscrizione all’Ente e relativa gestione amministrativa di ogni processo relativo alla carriera formativa. | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Necessaria per poter dare seguito alla richiesta di iscrizione |
b) | Esecuzione di attività e compiti istituzionali necessari per la partecipazione ad iniziative legate ad attività curriculari obbligatorie, supplementari o ad eventi istituzionali, servizi di placement e stage, networking anche successivamente al termine del corso di studio. Polimoda può svolgere anche attività di customer relationship management, individuando i vostri profili, interessi, esperienze abilità, conoscenze per offrirvi occasioni di crescita professionale e personale individualizzate | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
c) | Accesso ai servizi offerti da Polimoda, tra cui consultazione e utilizzo delle risorse Library, accesso al libero servizio di Housing | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
d) | Invio di comunicazioni istituzionali relative, ad esempio, alla carriera o agli eventi/iniziative promosse dal titolare durante il periodo di iscrizione, partecipazione a corsi, seminari, eventi di orientamento, etc. | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
e) | Invio di newsletter in formato cartaceo e/o elettronico, con contenuti relativi all’offerta formativa e ai servizi dell’ente in linea con preferenze ed interessi mostrati dallo studente nella scelta del servizio formativo | Consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il mancato conferimento non pregiudica le altre finalità |
f) | Attività promozionali ed indagini legate ad iniziative di ricerca di mercato | Consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il mancato conferimento non pregiudica le altre finalità |
g) | Trasmissione, per finalità di marketing, di dati personali a soggetti terzi, quali partner di Polimoda | Consenso ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. a) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è facoltativo ed il mancato conferimento non pregiudica le altre finalità |
h) | Per esigenze di organizzazione interna, assegnazione di badge | Esecuzione di misure precontrattuali e del contratto ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR | Il conferimento dei dati personali è necessario per consentire a Polimoda di dare esecuzione all’attività formativa richiesta |
i) | Adempimento degli obblighi di legge relativi alle finalità di cui sopra | Adempimento degli obblighi di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR | Una volta conferiti i dati per le altre finalità, gli stessi saranno trattati anche per adempiere ai relativi obblighi di legge |
j) | Accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare. | Legittimo interesse del Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR | Una volta conferiti i dati per le finalità di cui sopra, gli stessi saranno trattati anche per tutelare i diritti del Titolare del trattamento |
Si informa che in relazione al sistema di videosorveglianza aziendale è disponibile una specifica informativa.
5. Periodo di conservazione (Data Retention)
In relazione alle finalità indicate sopra, con riferimento:
- Alle lettere a), b), c), d), h) i dati personali saranno conservati per tutta la durata del percorso di formazione degli studenti e comunque per un periodo massimo di 5 anni dal termine del percorso.
- Alle lettere e) f), i dati personali saranno trattati per 24 mesi a partire dal suo consenso. Allo scadere di tale termine le potrà essere chiesto di rinnovare il suo consenso. In mancanza di questo, i dati saranno cancellati.
- Alla lettera g), una volta che lei avrà espresso il suo consenso i dati saranno trasferiti ai Partner Commerciali che effettueranno il trattamento degli stessi quali autonomi Titolari del trattamento stabilendo in autonomia i relativi tempi di conservazione. Lei potrà comunicare a Polimoda la revoca del consenso e l’Ente comunicherà a ciascuno dei Partner Commerciali la revoca stessa.
- Alla lettera i), i dati personali saranno trattati per tutto il tempo stabilito dalla legge e per un periodo massimo di dieci anni dal conferimento.
- Alla lettera j), qualora necessario ai fini della tutela di un diritto del Titolare del trattamento, i dati personali saranno conservati per tutta la durata della procedura stragiudiziale e/o del processo giudiziario e per il tempo necessario a dare esecuzione all’eventuale conseguente provvedimento.
In caso di revoca del consenso, i trattamenti aventi tale base giuridica saranno interrotti ma i dati personali continueranno ad essere conservati per il successivo periodo imposto dalla Normativa al fine di dimostrare la liceità dei trattamenti basati sul consenso e, quindi, per i successivi dieci anni a partire dalla revoca.
6. Destinatari dei dati personali
Possono avere accesso ai dati personali le seguenti categorie di soggetti:
a) All’interno della struttura organizzativa del Titolare del trattamento, nei limiti e secondo le modalità dei rispettivi incarichi ed esclusivamente se necessario al perseguimento delle finalità indicate sopra, i soggetti individuati quali Designati al trattamento ai sensi dell’art. 2 quaterdecies D. Lgs. 196/2003 ovvero le persone autorizzate al trattamento ai sensi dell’art. 29 del Regolamento UE 679/2016. Tali soggetti operano sulla base di specifiche istruzioni fornite dal Titolare al fine di trattare in modo sicuro i dati personali;
b) Soggetti individuati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE 679/2016 che effettuano un trattamento di dati personali per conto del Titolare in relazione a specifiche finalità (p.e. assistenza informatica). Tali soggetti operano sulla base di uno specifico contratto finalizzato ad effettuare un trattamento sicuro dei dati personali.
È possibile richiedere l’elenco completo di tali soggetti contattando il Titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.
Se necessario per tutelare un diritto o un interesse del Titolare del trattamento, ovvero se imposto da un obbligo normativo, i dati personali possono essere trasmessi ad autorità amministrative e giudiziarie, che agiscono quali autonomi titolari del trattamento.
Dietro suo espresso consenso, i dati personali saranno trasmessi a soggetti terzi, quali Partner commerciali di Polimoda, che agiranno in qualità di autonomi Titolari del trattamento e che saranno tenuti a fornirle specifica informativa sul trattamento dei dati personali.
7. Trasferimento dei dati personali a Paesi al di fuori dello SEE
Il Titolare del Trattamento non trasferisce i dati personali in paesi al di fuori dello SEE.
Nel caso in cui eventualmente alcuni dei soggetti terzi avessero sede o utilizzassero Cloud situati in Stati non appartenenti all’Unione Europea, la informiamo che tali Stati offrono un livello adeguato di protezione dei dati, per come stabilito da apposite decisioni della Commissione Europea.
Il trasferimento dei dati personali verso soggetti terzi residenti o localizzati in Stati che non appartengono all’Unione Europea e che non assicurino livelli di tutela adeguati saranno eseguiti solo con consenso dell’interessato o previa conclusione tra l’Associazione e detti soggetti di specifici accordi, contenenti clausole di salvaguardia e garanzie appropriate per la protezione dei dati personali cosiddette “clausole contrattuali standard”, anch’esse approvate dalla Commissione Europea, ovvero qualora il trasferimento sia necessario alla conclusione ed esecuzione del contratto fra l’Associazione e l’interessato o per la gestione delle sue richieste.
8. Diritti degli interessati
La informiamo che ha facoltà di esercitare i seguenti diritti in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, per come previsti e garantiti dal Regolamento:
a) Diritto di accesso e rettifica (articoli 15 e 16 del Regolamento): ha il diritto ad accedere ai dati personali e di chiedere che gli stessi siano corretti, modificati o integrati. Se lo desidera, forniremo una copia dei dati in nostro possesso.
b) Diritto alla cancellazione dei dati (Art. 17 del Regolamento): nei casi previsti dalla normativa vigente può chiedere la cancellazione dei dati personali. Ricevuta e analizzata la richiesta, sarà nostra cura cessare il trattamento e cancellare i dati personali, ove rinvenuta legittima.
c) Diritto di limitazione di trattamento (Art. 18 del Regolamento): ha il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei dati personali nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei dati personali da parte dell’interessato.
d) Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 del Regolamento): ha il diritto di chiedere di ottenere, da parte del Titolare del trattamento, i dati personali al fine di trasmetterli ad altro Titolare, nei casi previsti dall’articolo richiamato.
e) Diritto di opposizione (Art. 21 del Regolamento): ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali effettuato sulla base di un nostro legittimo interesse, spiegandoci i motivi che giustificano la richiesta; prima di accoglierla, l’Associazione dovrà valutare i motivi della richiesta.
f) Diritto di revocare il consenso (art. 7 del Regolamento): ha il diritto di revocare il consenso al trattamento in qualsiasi momento, contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa oppure mediante apposito tasto di disiscrizione dal servizio di newsletter. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.
g) Diritto di proporre reclamo (Art. 77 del Regolamento): ha il diritto di proporre reclamo innanzi alla competente Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali qualora ritenga che sia avvenuta, o sia in corso, una violazione dei diritti in riferimento al trattamento dei dati personali.
In qualunque momento possono essere esercitati i diritti, scrivendo al Titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.
9. Misure di sicurezza organizzative e tecniche ex art. 32 del Regolamento UE 679/2016
L’Associazione adotta adeguate e preventive misure di sicurezza volte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei dati personali dell’interessato. Sono messi a punto accorgimenti tecnici, logistici ed organizzativi che hanno per obiettivo la prevenzione di danni, perdite anche accidentali, alterazioni, utilizzo improprio e non autorizzato dei dati trattati.
10. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa privacy potrà subire modifiche e integrazioni nel corso del tempo, quali necessarie in ragione di nuovi interventi normativi in materia di protezione dei dati personali, ovvero della evoluzione/modifica dell’operatività del Titolare.
In tal caso, il Titolare si impegna a fornirle l’informativa aggiornata.
Polimoda App Privacy Policy
Premessa
Per l’Associazione “Ente per le Arti Applicate alla Moda ed al Costume”, denominata anche “Polimoda” (in seguito anche soltanto “Polimoda”), la sicurezza dei suoi dati personali è particolarmente importante, per questo sono raccolti e trattati con la massima cura e attenzione, adottando al contempo specifici accorgimenti organizzativi e tecnici per garantire la piena sicurezza del trattamento degli stessi.
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (in seguito anche “GDPR”), Polimoda le fornisce le seguenti informazioni in riferimento al trattamento dei suoi dati personali con specifico riferimento all’inserimento della fotografia ritraente la sua persona all’interno dell’APP POLIMODA (in seguito, anche soltanto “APP”).
In riferimento ai trattamenti di dati personali riferibili agli studenti ed effettuati da Polimoda, si rinvia alla specifica informativa “Studenti”, disponibile in sede di iscrizione ed all’interno del Sito Internet istituzionale di Polimoda nell’apposita sezione Privacy.
Si specifica fin da adesso che la funzionalità di sblocco dell’APP tramite impronta digitale non comporta alcun trattamento di dati personali da parte di Polimoda, in quanto tale attività è gestita esclusivamente dal sistema operativo dello smartphone dell’utente.
1.Titolare del trattamento dei dati
Titolare del trattamento è l’Associazione “Ente per le Arti Applicate alla Moda e al Costume”, denominata anche “Polimoda”, con sede in Firenze, Via Curtatone n.1, Cap 50123 – C.F. 94015750485 – P. Iva 03758580488.
Indirizzo e-mail Pec direzione@pec.polimoda.biz
Indirizzo e-mail: privacy@polimoda.com
2. Responsabile della protezione dei dati personali (DPO)
Il Responsabile della protezione dei dati personali – in inglese “Data Protection Officer” (abbreviato, DPO) – può essere contattato dagli interessati per tutte le questioni relative al trattamento dei loro dati personali e all’esercizio dei diritti derivanti dal Regolamento UE 679/2016 al seguente recapito: rpd@polimoda.com
3. Finalità e basi giuridica del trattamento, natura del conferimento
In questo paragrafo le descriviamo per quali finalità saranno trattati i suoi dati personali, in forza di quale base giuridica e la relativa natura del conferimento.
a) Inserimento della sua immagine all’interno dell’APP POLIMODA. Finalità del trattamento: inserimento e salvataggio di una fotografia ritraente la sua persona all’interno dell’APP POLIMODA, così come descritto nelle apposite istruzioni fornite da Polimoda. La fotografia, congiuntamente ai suoi dati cd. “comuni” (nome e cognome) ed al suo numero di matricola, saranno trattati per poterla identificare all’interno delle strutture di Polimoda, anche in relazione a specifici servizi (p.e. accesso alla Biblioteca). Base giuridica del trattamento: esecuzione del contratto stipulato con Polimoda ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. b) del GDPR. Natura del conferimento: necessaria per dare esecuzione al rapporto giuridico instaurato con Polimoda e per accedere ai relativi servizi offerti.
b) Adempimenti obbligatori. Finalità del trattamento: adempimento degli obblighi di legge connessi alle finalità di cui sopra. Base giuridica del trattamento: esecuzione di un obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. c) del GDPR. Natura del conferimento: insito nel conferimento per le finalità di cui sopra.
Qualora necessario e successivamente al conferimento per le finalità indicate sopra, i suoi dati personali potranno essere trattati per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede stragiudiziale o giudiziaria da parte di Polimoda, sulla base del legittimo interesse del titolare del trattamento ai sensi dell’art. 6 par. 1 lett. f) del GDPR.
4. Periodo di conservazione (Data Retention)
I suoi dati personali saranno trattati:
a) Per le finalità indicate alla lettera a) di cui sopra, per tutta la durata del suo percorso accademico;
b) Per le finalità indicate alla lettera b) e per quelle riferibili alla tutela di un diritto di Polimoda, così come sopra descritte, per un periodo di dieci anni dal termine del suo percorso accademico.
5. Destinatari dei dati personali
Possono avere accesso ai dati personali le seguenti categorie di soggetti:
a) All’interno della struttura organizzativa del Titolare del trattamento, nei limiti e secondo le modalità dei rispettivi incarichi ed esclusivamente se necessario al perseguimento delle finalità indicate sopra, i soggetti individuati quali Designati al trattamento ai sensi dell’art. 2 quaterdecies del D. Lgs. 196/2003 ovvero le persone Autorizzate al trattamento ai sensi dell’art. 29 del GDPR. Tali soggetti operano sulla base di specifiche istruzioni fornite dal Titolare al fine di trattare in modo sicuro i suoi dati personali;
b) Soggetti individuati quali Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR che effettuano un trattamento di dati personali per conto del Titolare in relazione a specifiche finalità (p.e. assistenza informatica). Tali soggetti operano sulla base di uno specifico contratto finalizzato ad effettuare un trattamento sicuro dei suoi dati personali.
È possibile richiedere l’elenco completo di tali soggetti contattando il Titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.
Se necessario per tutelare un diritto o un interesse del Titolare del trattamento, ovvero se imposto da un obbligo normativo, i suoi dati personali possono essere trasmessi ad autorità amministrative e giudiziarie, che agiscono quali autonomi titolari del trattamento.
6. Trasferimento dei dati personali a Paesi al di fuori dello SEE
Il Titolare del Trattamento non trasferisce i suoi dati personali in paesi al di fuori dello SEE.
Nel caso in cui eventualmente alcuni dei soggetti terzi avessero sede o utilizzassero Cloud situati in Stati non appartenenti all’Unione Europea, la informiamo che tali Stati offrono un livello adeguato di protezione dei dati, per come stabilito da apposite decisioni della Commissione Europea.
Il trasferimento dei dati personali verso soggetti terzi residenti o localizzati in Stati che non appartengono all’Unione Europea e che non assicurino livelli di tutela adeguati saranno eseguiti solo con consenso dell’interessato o previa conclusione tra l’Associazione e detti soggetti di specifici accordi, contenenti clausole di salvaguardia e garanzie appropriate per la protezione dei dati personali cosiddette “clausole contrattuali standard”, anch’esse approvate dalla Commissione Europea, ovvero qualora il trasferimento sia necessario alla conclusione ed esecuzione del contratto fra l’Associazione e l’interessato o per la gestione delle sue richieste.
7. Diritti degli interessati
La informiamo che ha facoltà di esercitare i seguenti diritti in relazione ai dati personali oggetto della presente informativa, per come previsti e garantiti dal Regolamento:
a) Diritto di accesso e rettifica (articoli 15 e 16 del Regolamento): ha il diritto ad accedere ai suoi dati personali e di chiedere che gli stessi siano corretti, modificati o integrati. Se lo desidera, forniremo una copia dei suoi dati in nostro possesso.
b) Diritto alla cancellazione dei dati (Art. 17 del Regolamento): nei casi previsti dalla normativa vigente può chiedere la cancellazione dei suoi dati personali. Ricevuta e analizzata la sua richiesta, sarà nostra cura cessare il trattamento e cancellare i Suoi dati personali, ove rinvenuta legittima.
c) Diritto di limitazione di trattamento (Art. 18 del Regolamento): ha il diritto di chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali nel caso di trattamenti illeciti o contestazione dell’esattezza dei dati personali da parte dell’interessato.
d) Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 del Regolamento): ha il diritto di chiedere di ottenere, da parte del Titolare del trattamento, i suoi dati personali al fine di trasmetterli ad altro Titolare, nei casi previsti dall’articolo richiamato.
e) Diritto di opposizione (Art. 21 del Regolamento): ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei suoi dati personali effettuato sulla base di un nostro legittimo interesse, spiegandoci i motivi che giustificano la sua richiesta; prima di accoglierla, l’Associazione dovrà valutare i motivi della sua richiesta.
f) Diritto di proporre reclamo (Art. 77 del Regolamento): ha il diritto di proporre reclamo innanzi alla competente Autorità Garante per la protezione dei Dati Personali qualora ritenga che sia avvenuta, o sia in corso, una violazione dei suoi diritti in riferimento al trattamento dei Suoi dati personali.
In qualunque momento può esercitare i Suoi diritti, scrivendo al Titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.
8. Misure di sicurezza organizzative e tecniche ex art. 32 del Regolamento UE 679/2016
L’Associazione adotta adeguate e preventive misure di sicurezza volte a salvaguardare la riservatezza, l’integrità, la completezza, la disponibilità dei dati personali dell’interessato. Sono messi a punto accorgimenti tecnici, logistici ed organizzativi che hanno per obiettivo la prevenzione di danni, perdite anche accidentali, alterazioni, utilizzo improprio e non autorizzato dei dati trattati.
9. Modifiche alla presente informativa
La presente informativa privacy potrà subire modifiche e integrazioni nel corso del tempo, quali necessarie in ragione di nuovi interventi normativi in materia di protezione dei dati personali, ovvero della evoluzione/modifica dell’operatività del Titolare.
In tal caso, il Titolare si impegna a fornirle l’informativa aggiornata.
Occasional Contacts Privacy Policy
This policy statement describes the standard processing carried out by Polimoda on the personal data in order to respond to the request for information, questions or any other kind of request made by its forms.
Data collected from you will be processed according to the following principles: lawfulness, fairness and transparency; purpose limitation; data minimization; accuracy; storage limitation; integrity and confidentiality.
1. Data Controller
The Data Controller is Ente per le Arti Applicate alla Moda e al Costume, hereinafter referred to as “Polimoda” having its registered office in Villa Favard, Via Curtatone n.1, Florence
Certified email direzione@pec.polimoda.biz; Standard email: privacy@polimoda.com
2. Type of personal data we may collect
Your name and contact information (such as address, email address and telephone number, as well as your date of birth, national insurance number, or other tax identification number, passport number or national identity card details, country of domicile and nationality, your image – picture and/or video).
Information related to your education and/or employment history and professional profile. We will also keep records on your interaction with the Institute and your preferences.
3. Modality of the Treatment
The personal data is processed either in paper or electronic format. In the latter case, automatic instruments will be used. The data will be kept strictly for the time and scope for which they were collected. Specific security measures are adopted for preventing data breaches, illicit or non-correct uses and non-authorised access.
4. Purposes of Data Processing and legal basis
The processing of your information (also by electronic or automated means) are carried out in the performance of the institutional tasks of Polimoda. Please note that this privacy policy shall apply as long as you do not enter in another relationship with the Institute.
The personal data may be processed for the following purposes:
A. to respond to your particular queries and the usage of requested services
B. for providing you with information related to similar services to those requested, in line with the preferences and interests as shown, institutional communications and retargeting purposes
C. for security and internal organization purposes
D. for research and statistical purposes
E. with your consent, for sending of newsletters in hard copy and/or electronic format with content concerning Polimoda’s educational offer and services.
Polimoda may process your personal data because it is necessary for responding to a particular request from you, for its legitimate interests, because there is a legal obligation or because you have expressed consent.
Please note that the following data are not subject to consent: data processed for security and internal organization purposes; data for the usage of available academic goods and services; data processing institutional tasks of the Institute as well as the performance of activities and communications related to products and services where the individual has shown particular interest; data processing for the compliance of legal obligations.
5. Data communication
Data may be accessed by employees and collaborators of Polimoda, for the purpose of supplying the services requested and limited to information that is instrumental and connected to same.
Moreover, the Data Controller will share the Data Subject’s information to some suppliers for the purpose of providing specific services as requested; for this purpose, these suppliers are named “Processors”. The access of data is always linked to the purposes pointed out previously.
6. International data transfer
The subject’s personal data may be transferred abroad for the provision of certain services; in these cases, transfers are based on decisions of suitability or on the standard clauses of the European Commission
7. Data Subject’s Rights
As data subject, you have the following rights:
- to require us to correct the personal data we hold about you if it is incorrect;
- to require us to erase your personal data;
- to require us to restrict our data processing activities (and, where our processing is based on your consent, you may withdraw that consent without affecting the lawfulness of our processing based on consent before its withdrawal);
- to receive from us the personal data we hold about you which you have provided to us in a reasonable format specified by you including the purpose of your transmittal to another data controller;
- to object, on grounds related to your particular situation, to any of our particular processing activities where you feel this has a disproportionate impact on your rights.
Please note that the above rights are not absolute and we may be entitled to refuse requests where exceptions apply.
If you have given your consent and you wish to withdraw it, please contact the responsible of the relevant department using the contact details set out below. Please note that where our processing of your personal data relies on your consent and where you then withdraw that consent, we may not be able to provide all or some aspects of our services to you and/or it may affect the provision of those services.
8. Contact us
If you have any queries about this privacy notice or how we process your personal data, you can contact our Data Protection Officer at the following e-mail address: privacy@polimoda.com.
Privacy Policy and Photo-Video Disclaimer
This policy statement describes the standard processing carried out by Polimoda on the personal data of individuals visiting or interacting with the internal website platform, for virtual events (Event) promoted by Polimoda, as Data Controller.
Definitions (for the Purpose of the GDPR)
- Data Subject is the natural person to whom personal data refers.
- The Controller is the natural or legal person who, alone or jointly with others, determines the purposes and means of the processing of the personal data. (The Data Controller is the Ente per le Arti Applicate alla Moda e al Costume, known as “Polimoda”, with headquarters at Villa Favard, Via Curtatone n.1, Florence. Certified email: direzione@pec.polimoda.biz; standard email: privacy@polimoda.com.)
- A Processor is a natural or legal person who processes personal data on behalf of the controller. (Polimoda has appointed “Cantiere Creativo s.r.l.” as a Data Processor on its website.)
Purpose of Data Processing and Legal Basis
The treatment of personal data is based on your consent, which is free and optional, but also necessary for the performance of the service requested; denying to provide it makes Polimoda unable to supply all or some aspects of its services.
Processing is required:
- To provide the services requested (e.g. registration to the Platform, application to participate in the Events, virtual visits, live broadcasts, workshops, access to the Meeting rooms, interaction with other participants and persons in charge of the service, webinars, videoconferences);
- To respond to your particular queries and the usage of the services on the site;
- To perform all the administrative and organizational activities related to these services;
- For compliance with contractual and legal obligations;
- For the performance of Polimoda’s institutional tasks as well as the performance of activities and communications related to Polimoda’s products and services: this will also include sending multimedia aids, circulation of periodical publications (soft spam) from Polimoda or third parties in so far as Partner of the Event, for services in line with the preferences and the choice you make with regard to the Event. It is intended that you may always object to the processing by simply contacting the DPO (Data Protection Officer) at the address at the end of this notice.
The data you provide may also be processed to analyze your interests and preferences within the activities promoted by Polimoda, in order to provide targeted communications, focused on the interests you have shown, and for improving our services.
The described processing is lawful in so far as the following applies:
- Free and express consent (art. 6.1.a GDPR);
- It is necessary for responding to a particular request of service from you, to interact with you, to deal with any concerns or feedback you may have (art. 6.1.b GDPR);
- It is necessary to comply with a legal obligation (art. 6.1.c GDPR);
- It is necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the Controller or by a third party, believing that such interests are not overridden by your interests or fundamental rights (art. 6.1.f GDPR, art. 130 D.lgs 196/2003), in that related products and services that objectively might be of professional interest or in line with the preferences expressed. Your consent can be freely withdrawn, in any case.
Type of Personal Data Processed
We may collect the following types of personal data about you:
- The contact information you input in open text fields in help/contact us forms of our websites: your name, address, email address and telephone number, as well as your date of birth, tax identification number and your passport number or national identity card details, country of domicile, nationality, bank data;
- Information related to your education and employment history and your professional profile. We will also keep records on your interaction with Polimoda and your preferences;
- Information passively collected during your visit to our websites that may include navigational data and device information (like IP address, hardware model, operating and mobile network information).
Note: we can process specific data (information relating to your health or your personal situation, art. 9.1 GDPR) only if expressly requested by you in order to provide personalized assistance.
Your data can only be accessed by employees and collaborators of Polimoda to supply the services requested and limited to information that is instrumental and connected to the same.
Moreover, Polimoda will share your information with some suppliers to provide specific services; these suppliers are named “Processors” (their list is constantly updated and available on request by contacting the address below or sending an e-mail to privacy@polimoda.com).
In all other cases, Polimoda as Data Controller will not communicate personal information to other parties without your consent, unless this is required by law or a public authority.
Data recorded on the web-Platform will not be disseminated or disclosed to third parties without your express consent.
With reference to personal images, please refer to the following special article.
Modality of Treatment
Personal data is processed either in paper or electronic format. In the latter case, automatic instruments will be used.
The data will be kept strictly for the time and scope for which they were collected, except data for which retention is required by law or for accounting or taxation purposes, or to safeguard the entity, which is set at 10 years by law.
Images and films used will be stored for as long as the institutional aims are in place.
Images and films that are processed based on consent will be retained until the withdrawal of consent, in which case your distinguishing features will be obscured or deleted.
Specific security measures are adopted for preventing data breaches, illicit or incorrect use, and unauthorized access.
Use of the Services Offered by the Web Application
As this processing is required to allow registration on the web-Platform and related services provided (Events, including virtual visits, live broadcasts, workshops, access to the Meeting rooms, interaction with other participants and the persons in charge of the service, live chats, videoconferences), please note that browsing some areas inevitably makes visible some personal data (e.g. your name or image to other users online), and interacting with the reference persons for the Events (as above specified) allows them to view and acquire some data.
Processing of Images
During the event, your username and profile image may be displayed if some social network functions are used (e.g. by registering on-line with a Google account, Facebook account, LinkedIn account, etc.).
In addition, for the performance of Polimoda’s institutional tasks, as well as the performance of institutional communication campaigns, we can use video footage, pictures, and other materials about the Events which may accidentally include your personal image. The implementation of such activities is for informational and promotional purposes concerning the Events and can be promoted in the media as well as on social networks.
In no case are individual virtual meetings recorded. Your images will not be identified using full names or personal identifying information without prior written approval, except in the case you are logged into one of your social media accounts.
The abovementioned contents are protected and defended by current legislation on copyright and the use of images (RD 633/1941) as well as the GDPR.
That said, as Data subject, having nothing to claim, you:
- Authorize Polimoda or any Data Processor appointed by Polimoda, for the abovementioned legitimate purposes, to acquire pictures, video, audio recordings, and grant Polimoda — free of charge — the right to use those recordings for their dissemination and publication on its official communication channels and/or in any other form of publication aimed at promoting the Events;
- Acknowledge and accept that Polimoda cannot be considered in any way responsible for any incorrect use of your images that anyone may make, waiving any claims against it;
- Declare to have read and agreed to the privacy policy and, by ticking the box, specifically approve the release and transfer of rights, under your own responsibility.
Data Subject’s Rights
In your capacity as the data subject, you are guaranteed all the rights specified in art. 15–20 GDPR. You have the right to:
- Obtain access to your personal data;
- Rectify inaccurate personal data;
- Have personal data erased without undue delay if none of the grounds indicated in art. 17 applies;
- Restrict the processing of your personal data under the conditions laid down in art. 18;
- The portability, in a specific format, of your personal data that is in Polimoda’s possession;
- Withdraw your consent, without compromising the legitimacy of the consent-based processing before your consent is revoked;
- Oppose one of our specific processing activities, for reasons connected to individual specific situations, if it is deemed that the impact is disproportionate to your rights.
In any case, you have the right to complain to the national supervisory Authority, through the dedicated form on the website (http://www.garanteprivacy.it/).
The abovementioned rights can be exercised in writing by email, certified email, or fax, or by registered letter with recorded delivery to the headquarters of Polimoda at the following address:
- Email: privacy@polimoda.com
- Certified email: direzione@pec.polimoda.biz
- Fax no.: +39 055 275020
- Post: Via Curtatone n.1 – 50123 Florence