Informativa sul Modello Organizzativo, di Gestione e Controllo Polimoda (Ex D.Lgs. 231/01)

Il D. Lgs. n. 231/2001 (di seguito "Decreto") ha introdotto una nuova forma di responsabilità  delle società , qualificata come amministrativa ma sostanzialmente di natura penale, per alcune tipologie di reati commessi dai propri amministratori e dipendenti, nonchà© dai soggetti che agiscono in nome e per conto dell'Ente per le Arti Applicate alla Moda ed al Costume, denominato "Polimoda” (di seguito anche "Polimoda” o "Ente”).
In ossequio alle indicazioni del Decreto, Polimoda si è dotato, con deliberazione del Consiglio di Amministrazione del 20 novembre 2009, del proprio Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo (di seguito, "Modello").

Il Modello di Polimoda, in sintesi, si compone dei seguenti documenti:

  • Il documento di sintesi del Modello 231, suddiviso in una Parte Generale, una Parte Speciale e gli Allegati);
  • Il Regolamento o Statuto dell'Organismo di vigilanza;
  • Il codice etico;
  • Il sistema disciplinare;
  • I protocolli di controllo.

A.  La parte generale del documento di sintesi, oltre ad illustrare i  profili generali del D.lgs. n. 231\2001 e ad esporre brevemente i compiti ed i poteri dell'Organismo di Vigilanza, è principalmente dedicata a rappresentare:

  • Il Modello adottato da Polimoda, la procedura di adozione ed approvazione dello stesso;
  • La procedura di redazione del Modello 231;
  • La struttura organizzativa;
  • Gli elementi del Modello;
  • L'individuazione attività  a rischio;
  • I controlli a presidio della attività  a rischio;
  • Il codice etico;
  • Il sistema disciplinare;
  • La selezione, formazione e informazione.

B.  La parte speciale del documento di sintesi è, a sua volta, suddivisa in tre parti:

  1. Metodologia per la redazione del Modello;
  2. Protocolli specifici diretti alla programmazione della formazione ed attuazione delle decisioni;
  3. Allegati:
  • Risk Assessment
  • Protocolli relativi ai reati contro la Pubblica Amministrazione;
  • Protocolli relativa ai reati societari;
  • Protocolli relativi ai reati ricettazione, riciclaggio e impiego di denaro, beni o utilità  di illecita provenienza;
  • Protocolli relativi ai reati di omicidio colposo e lesioni colpose gravi o gravissime commessi con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro;
  • Protocolli relativi ai reati informatici;
  • Protocolli relativi alle attività  strumentali alla commissione dei reati;
  • Codice Etico;
  • Regolamento dell'OdV;Sistema disciplinare;
  • Il D.lgs. n. 231\2001;
  • Le linee guida Confindustria.

Di seguito, una breve descrizione del Modello di Polimoda.

PARTE GENERALE DEL DOCUMENTO DI SINTESI

Nella parte generale sono illustrati gli elementi costitutivi del Modello.

Quanto alla struttura organizzativa della Società , nel documento di sintesi è rappresentato il sistema organizzativo ed il sistema di corporate governance.

Il sistema autorizzativo e poteri di firma in essere garantisce la corrispondenza tra l'incarico attribuito al soggetto interessato e il potere di spesa allo stesso attribuito.
Le procure e deleghe sono rese conoscibili all'interno e all'esterno della Società .
Le procure con rilevanza esterna sono registrate presso l'Ufficio del Registro delle Imprese.

Il codice etico della Società  si conforma, tra l'altro, ai principi indicati sia dalle Linee Guida della Confindustria. Esso individua tutti i soggetti destinatari (organi societari, dirigenti apicali, dipendenti, nonchè i c.d. "Terzi Destinatari") e contiene sia i principi etici di riferimento, sia le norme di comportamento cui tutti i destinatari devono conformarsi. Una sezione a parte è dedicata alle modalità  di attuazione e controllo del rispetto del codice etico. Le violazioni del codice etico sono sanzionate ai sensi del sistema disciplinare.

Come il codice etico, anche il sistema disciplinare oltre ad essere sinteticamente riepilogato nel Modello, è oggetto di uno specifico documento di dettaglio.

Per ciಠche concerne la comunicazione e diffusione, il Modello è formalmente comunicato a tutti gli organi sociali, nonchà© ai dirigenti apicali e ai dipendenti, mediante consegna di copia integrale dello stesso, mediante attività  di formazione, anche su supporto informatico e pubblicato sulla rete intranet.

Per i Terzi Destinatari, l'indice del Modello è reso disponibile sul sito internet.

Quanto alla formazione e all'informazione, il Modello assegna all'OdV il compito di promuovere e vigilare l'implementazione delle iniziative volte a favorire una conoscenza e una consapevolezza adeguate del Modello e dei Protocolli da parte di tutti i destinatari dello stesso.

All'uopo sono previste apposite attività  formative (corsi, seminari, questionari, ecc.), differenziati in base al ruolo e alla responsabilità  dei soggetti interessati.

Per ciಠche concerne l'Organismo di Vigilanza (OdV) anche in questo caso, il CdA ha approvato un documento di dettaglio che disciplina puntualmente il funzionamento dello stesso. In particolare è stato nominato un OdV a composizione collegiale. Sono stati previsti, inoltre, i casi di ineleggibilità  e di decadenza, nonchè, in maniera estremamente dettagliata, i compiti ed i poteri dell'OdV. Particolare attenzione è stata dedicata ai flussi di informazione da e verso l'OdV, in modo tale che questo, da un lato, sia in grado di portare a conoscenza del CdA e del Collegio Sindacale i risultati della propria attività  e delle eventuali criticità , dall'altro, sia posto nelle migliori condizioni per svolgere il proprio compito. Per ciಠche concerne i flussi informativi verso l'OdV è stata creata un'apposita casella di posta elettronica (odv@polimoda.com).
Le eventuali segnalazioni, anche in forma anonima, potranno essere inviate, oltre che per e-mail, per iscritto all'indirizzo: Organismo di Vigilanza, Polimoda, Via Pisana, 77 - 50143 Firenze.

PARTE SPECIALE DEL DOCUMENTO DI SINTESI


Le tre parti speciali in precedenza indicate, costituiscono la sintesi dell'attività  di risk assessment svolta dalla Società  e, in particolare, hanno la finalità :

• di favorire la conoscenza dei reati rilevanti ai sensi del Decreto nell'ambito di attività  di Polimoda;
• di rappresentare, laddove ritenuto opportuno, l'universo delle aree e attività  a rischio e dei soggetti in esse coinvolte;
• di individuare, laddove ritenuto opportuno, i reati astrattamente ipotizzabili in ordine a ciascuna area ed attività  a rischio;
• di individuare i principi generali di controllo in essere presso Polimoda;
• di ribadire i principi di comportamento da tenere nello svolgimento delle attività  a rischio di reato.

Tutti i Terzi Destinatari, ove interessati, potranno indirizzare le richieste di informazioni sul Modello adottato da Polimoda a: Organismo di Vigilanza, Polimoda, Via Pisana, 77 - 50143 Firenze, oppure all'indirizzo di posta elettronica odv@polimoda.com.

Vedi INDICE PARTE GENERALE

Vedi INDICE PARTE SPECIALE

Vedi INDICE CODICE ETICO

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